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NED fue testigo de un crecimiento sustancial en la matrícula de estudiantes desde su inicio, lo que requirió eficiencia operativa y mantenimiento de la calidad del servicio. Los desafíos clave incluyeron:

Desafíos Operacionales

• Seguimiento de Asistencia: Los procesos manuales de seguimiento de asistencia eran propensos a errores y consumían mucho tiempo, con listas impresas y desperdicio de papel, demasiados archivos.

• Comunicación con estudiantes y personal: Herramientas de comunicación inadecuadas llevaron a dificultades para transmitir información tanto a estudiantes como al personal.

• Fragmentación de Datos: La dependencia de hojas de cálculo llevó a la fragmentación de datos y la ausencia de un sistema centralizado. Antes de la implementación de KMPUS, los datos del progreso estudiantil estaban dispersos en varias hojas de cálculo y registros manuales. Esta fragmentación planteó desafíos para obtener una visión holística del rendimiento individual de los estudiantes a lo largo del tiempo.

• Compilación que Consume Tiempo: Los educadores debían recopilar manualmente datos de diversas fuentes para evaluar el progreso de los estudiantes. Este proceso laborioso era susceptible a errores, resultando en retrasos para reconocer a estudiantes con dificultades y ofrecer apoyo esencial.

• Perspectivas Limitadas: Al carecer de un sistema centralizado, los educadores encontraron dificultades para extraer información sobre patrones de rendimiento estudiantil, fortalezas, debilidades y trayectorias de aprendizaje. Esta ausencia de perspectiva obstaculizó su capacidad para personalizar métodos de enseñanza según las necesidades únicas de cada estudiante.

• Apoyo Personalizado Limitado: Debido al monitoreo insuficiente del progreso, los educadores no podían identificar con precisión a los estudiantes que necesitaban apoyo personalizado. Como consecuencia, se pasaron por alto oportunidades valiosas para intervenir y ofrecer asistencia adicional a estudiantes con dificultades.

Desafíos en el Seguimiento de Evaluaciones

• Retroalimentación Retrasada: Los educadores tenían que calificar y registrar manualmente las evaluaciones individuales, lo que resultaba en retroalimentación retrasada para los estudiantes. Este retraso afectó negativamente su proceso de aprendizaje, ya que no podían abordar y rectificar sus errores de manera oportuna.

• Registros Incompletos: Cuando las evaluaciones se rastreaban manualmente, aumentaba la probabilidad de registros faltantes debido a factores como documentos extraviados u omisiones. La presencia de registros de evaluación incompletos creó dificultades para obtener una comprensión integral del rendimiento de un estudiante.

• Ineficiencia: Los educadores dedicaban mucho tiempo a tareas administrativas como calificar y registrar evaluaciones. Esto redujo el tiempo que podían dedicar a enseñar, planificar lecciones y brindar atención individualizada a los estudiantes.

"La ausencia de un sistema centralizado y automatizado realmente afectó nuestra capacidad de proporcionar apoyo oportuno y personalizado a nuestros estudiantes. Si hubiéramos empleado el seguimiento automatizado del progreso y la gestión de evaluaciones usando KMPUS, podríamos haber accedido sin esfuerzo a datos precisos, identificado a los estudiantes que necesitaban asistencia, proporcionado retroalimentación rápida y adaptado los métodos de enseñanza para mejorar la experiencia de aprendizaje de nuestros estudiantes".

David Russel

Director

• Falta de Centralización: La falta de un sistema de almacenamiento de datos centralizado requería correlación manual de datos y aumentaba la carga de trabajo administrativa.

• Inscripción de Estudiantes Ineficiente: Los procesos de inscripción manual que involucran correos electrónicos, documentos y pruebas llevaron a ineficiencias y errores (como enviar correos, firmar documentos, almacenar documentos firmados, realizar pruebas de ubicación, etc.). El problema de los correos marcados como spam no solo afectó las comunicaciones de inscripción, sino que también podía impactar otras comunicaciones escolares cruciales, como anuncios y actualizaciones.

• Ruptura de Comunicación: La información importante de inscripción frecuentemente terminaba en carpetas de spam, lo que generaba confusión y obstaculizaba el proceso de inscripción.

• Correos no leídos: Incluso cuando los estudiantes descubrían correos en sus carpetas de spam, no siempre revisaban esas carpetas de manera consistente, lo que llevaba a comunicaciones perdidas.

Enfocando los problemas principales

La escuela optó por introducir la Plataforma de Gestión Escolar KMPUS como solución a estos desafíos. La plataforma proporcionó características que tenían el potencial de resolver los problemas de la escuela, como comunicación interdepartamental, almacenamiento de datos centralizado para estudiantes pasados y actuales usando el mismo ID de estudiante, manteniendo un historial de estudiantes fluido dentro de la institución, estableciendo una conexión fluida entre la escuela, los requisitos de acreditación y asegurando el control de calidad.

• Comunicaciones: KMPUS mejoró la comunicación interdepartamental y mantuvo historiales completos de estudiantes.

• Centralización de Datos: Todos los datos de estudiantes, antiguos y nuevos, se almacenaron en una base de datos unificada.

• Eficiencia de Inscripción: KMPUS optimizó los procesos de inscripción y mitigó las rupturas de comunicación.

Capacitación e Integración

KMPUS proporcionó recursos de capacitación completos, incluyendo tutoriales en video y guías de usuario, que ayudaron enormemente al personal de la escuela.

La integración fue fluida ya que alineó KMPUS con los sistemas y procesos existentes de la escuela, garantizando una transición suave con interrupciones mínimas, aparte de los estudiantes ya almacenados en el sistema anterior.

Mejoras Operacionales

• Programación Eficiente: La plataforma automatizó la creación y gestión de horarios, reduciendo conflictos y confusión.

• Comunicación Mejorada: Las herramientas de comunicación mejoraron la interacción entre estudiantes y personal. Las cartas se proporcionaron de primera mano a los estudiantes. Toda la información está en la APP de NED, enviada por KMPUS e integrada dentro de la app.

• Gestión de Asistencia Automatizada: El seguimiento automatizado de asistencia minimizó errores y ahorró tiempo. El sistema de control horario, junto con el Sistema de Asistencia Biométrica, aseguró que los estudiantes se actualizaran a tiempo, eliminando el desperdicio.

Mejoras Académicas

• Mejora significativa en el Monitoreo del Progreso Estudiantil: KMPUS permitió la creación de perfiles académicos personalizados para cada estudiante, consolidando datos académicos completos incluyendo calificaciones, tareas y evaluaciones en un repositorio unificado.

  Además, los educadores aprovecharon la función de Seguimiento de Progreso en tiempo real de la plataforma para monitorear los avances de los estudiantes a medida que ocurrían. La App fácil de usar de KMPUS permitió a los estudiantes acceder convenientemente a su progreso de evaluación, mientras los profesores actualizaban la información de manera consistente.

• Seguimiento de Evaluaciones Modernizado: KMPUS abordó las restricciones de calificación manual y mantenimiento de registros, ofreciendo una gestión de evaluaciones simplificada y más eficiente. Aunque aún no ofrece pruebas en línea, mejoró las evaluaciones en clase, simplificando las actualizaciones de resultados semanales. El enfoque centralizado de la plataforma erradicó los registros incompletos, asegurando una visión integral del rendimiento estudiantil.

  Además, los profesores ahora podían revisar los niveles anteriores de los estudiantes y rastrear su progresión a través de sus perfiles, y la personalización de evaluaciones les otorgó la flexibilidad de editar evaluaciones según su conveniencia, facilitando la adaptabilidad en los métodos de enseñanza.

"KMPUS introdujo grandes cambios que mejoraron las cosas. Nos ayudó a solucionar problemas con la calificación manual y el mantenimiento de registros, lo que hizo que la gestión de evaluaciones fuera más fluida. Actualizar los resultados semanales también se volvió más fácil y menos tedioso. Todos los registros estaban en un solo lugar, así que podíamos ver cómo les iba a los estudiantes en general".

David Russel

Director

Optimización de procesos existentes

• Mayor automatización: KMPUS emplea plantillas para enviar correos electrónicos a estudiantes potenciales, que requieren activación manual pero no composición manual del contenido. Además, KMPUS incorpora funciones de generación completamente automatizadas que se pueden activar o desactivar a través de los Parámetros del Sistema. Esto asegura una comunicación adaptable a lo largo del proceso de inscripción.

• Gestión de documentos y Seguimiento de Inscripción: Todos los miembros del personal de NED o el personal de cada departamento dentro de NED pueden compartir de forma segura documentos de inscripción y contratos a través de la plataforma, optimizando así el proceso y eliminando la necesidad de compartir documentos manualmente. Además, KMPUS proporciona seguimiento de inscripción e información valiosa de datos, permitiendo al equipo de ventas monitorear el progreso de inscripción, identificar cuellos de botella, optimizar procesos y pronosticar números de inscripción. Este enfoque integral facilita acciones oportunas para apoyar el proceso de inscripción y asegura una gestión eficiente de las tareas relacionadas con la inscripción.

Mejor colaboración entre departamentos

• Compartición de Datos Centralizada: KMPUS centraliza los datos de los estudiantes, permitiendo a varios departamentos acceder a información precisa y actualizada, reduciendo la duplicación de esfuerzos.

• Flujo de Trabajo Eficiente: El sistema optimiza los procesos de flujo de trabajo automatizando tareas rutinarias y permitiendo que los departamentos trabajen juntos sin problemas.

• Permisos Personalizables: KMPUS proporciona seguimiento de inscripción, permitiendo al equipo de ventas monitorear el progreso de los estudiantes potenciales y tomar acciones oportunas para apoyar su proceso de inscripción.

• Perspectivas de Datos: Al permitir a los administradores definir roles y permisos para cada departamento, KMPUS asegura que la información sensible sea accedida solo por personal autorizado.

La adopción de KMPUS jugó un papel crucial para NED ya que abordó efectivamente los desafíos operacionales, académicos y administrativos causados por el rápido crecimiento. Con KMPUS en su lugar, la institución encontró una manera directa de identificar y resolver estos desafíos, asegurándose de que ningún problema quedara sin atender. Esta precisión y eficiencia permitió a NED no solo alcanzar sino superar sus objetivos en términos de efectividad operacional, excelencia académica y eficiencia administrativa.

Tener todo en un solo lugar

La escuela, compuesta por diversos departamentos como RRHH, Finanzas, Administración, Academia, Ventas y Marketing, enfrentó un contratiempo significativo ya que carecía de un sistema centralizado accesible para todos. Cada departamento funcionaba de manera independiente, dependiendo de sus propias hojas de cálculo y manteniendo registros separados. Esto llevó a una necesidad continua de compartir datos, referencias cruzadas y reuniones frecuentes para validar información.

Limitaciones del sistema

Antes de la transición a Kmpus, la escuela había dependido previamente de un sistema diferente que ofrecía solo funcionalidades fundamentales, incluyendo registro de estudiantes, gestión de aulas, registros de evaluación y seguimiento de asistencia. Desafortunadamente, carecía de la capacidad de incorporar detalles de pago, lo que requería la gestión de asuntos financieros a través de hojas de cálculo. Esencialmente, todas las demás tareas administrativas también requerían manejo manual de hojas de cálculo.

Dependencia de hojas de cálculo

La mayor parte del trabajo se realizaba dentro de hojas de cálculo. NL College tenía que verificar manualmente la información en el sistema antiguo y luego transferirla a hojas de cálculo para su procesamiento. Descargar informes no era una opción, por lo que la institución necesitaba crear listas de estudiantes, estudiantes que completaban cursos, cambios de aula, estados de estudiantes, detalles del programa, registros de asistencia e información del aula. No había forma de establecer, organizar o gestionar estos aspectos, y emitir documentos resultaba ser un desafío.

Uso excesivo de papel

Las listas de asistencia, cartas y facturas se generaban manualmente usando plantillas y luego se imprimían. Este proceso manual era propenso a errores humanos y resultaba en gastos significativos de papel para la institución.

Capacitación Insuficiente

Cuando un recién llegado se unía a NL College, el proceso de capacitación a menudo resultaba ambiguo, involucrando numerosas hojas de cálculo para varios escenarios. Podía tomar meses comprender las complejidades de los procesos, ya que cada departamento tenía que determinar independientemente el enfoque más efectivo para la gestión de tareas.

Acceso y protección insuficientes

No todos los departamentos de la escuela tenían acceso a la información que necesitaban de otros departamentos. La forma en que se escribía o registraba la información dependía de la persona que la agregaba; no había un código estandarizado para que todos comprendieran.

Como la información confidencial, incluyendo contratos y detalles de pago, se compartía a través de hojas de cálculo y correo electrónico en la institución, surgieron preocupaciones de seguridad. Esta práctica podía resultar en errores humanos y el intercambio involuntario de información sensible, potencialmente otorgando acceso a las personas equivocadas.

En el pasado, no siempre era fácil para varios departamentos acceder a la información que requerían unos de otros. La forma en que se registraba la información dependía de la persona que la manejaba, y no teníamos un código o sistema común establecido. Solo para dar un ejemplo, cuando alguien estaba de vacaciones, otros necesitaban entender cómo registrar la información y seguir un proceso. Si el proceso variaba entre departamentos, se volvía problemático.

El uso de información sensible también era un problema. Solíamos compartir datos sensibles como contratos y detalles de pago a través de hojas de cálculo y correos electrónicos, lo cual tenía su propio conjunto de desafíos. A veces podía llevar a errores humanos y, bueno, al intercambio involuntario de información confidencial. Definitivamente era una preocupación de seguridad.

Víctor González

Director de Operaciones

Falta de Cronología

La escuela no tenía un registro histórico de las acciones tomadas. No había un lugar para ver todos los movimientos y cambios de los usuarios, mostrando la fecha y hora de cada cambio, cada documento emitido y cualquier información registrada, junto con la persona responsable. Esta información era necesaria para determinar a quién contactar y aclarar cualquier malentendido con respecto a las acciones tomadas.

Todos los problemas mencionados anteriormente se resolvieron cuando NL College comenzó a usar KMPUS y ahora cada proceso interno se creó teniendo en cuenta los procesos del software.

Como ejemplo concreto de esta transformación, estaba el caso de la inscripción de estudiantes — un evento que ocurre externamente a KMPUS. Automáticamente, después de la inscripción, el departamento de Ventas iniciaba una secuencia de acciones dentro de KMPUS. Esto abarcaba la creación de facturas, formularios de solicitud y la entrada de detalles de pago. Estas operaciones eran accesibles de manera fluida para todos los departamentos relevantes. Los equipos financieros monitoreaban los pagos, mientras que las unidades de administración y academia verificaban los detalles del programa, la disponibilidad y las asignaciones de aulas. En esta operación diaria, la comunicación interdepartamental se volvió redundante, ya que cada paso se desarrollaba dentro de KMPUS, con cada departamento registrando y procesando información exclusivamente dentro del sistema.

Capacitación e Integración

Cuando se les preguntó cómo fue la integración y el inicio, el personal de NL College lo describió como fácil e intuitivo:

KMPUS es notablemente fácil de usar e intuitivo. Incluso los pasantes (de 20 a 50 años) sin experiencia con el software lo encontraron fácil de trabajar en su primera semana.

Nuestra transición a KMPUS provocó un cambio significativo en nuestros procesos. Redujimos significativamente nuestra dependencia de las hojas de cálculo. Hoy, todas las actividades y datos relacionados con la escuela se gestionan dentro de KMPUS. Sirve como nuestra base de datos exclusiva, ayudándonos a procesar datos, generar informes, compilar listas de asistencia, monitorear la asistencia de estudiantes, crear notas accesibles y emitir documentos y facturas. Cumple con todos nuestros requisitos operativos diarios como una escuela de idiomas multidepartamental. Nuestro objetivo principal siempre fue digitalizar y simplificar nuestras operaciones, reduciendo tareas manuales, papeleo y edición. En ese aspecto, KMPUS fue fundamental para ayudarnos a lograr esto.

Víctor González

Director de Operaciones

KMPUS ofreció capacitación a cada miembro de NL College, proporcionando a cada individuo un manual completo con descripciones detalladas y capturas de pantalla para navegar efectivamente por el sistema. Dado que no todos los departamentos requieren todas las funciones, los individuos solo necesitaban familiarizarse con unas pocas seleccionadas. El diseño intuitivo y visual del sistema lo hizo fácil de aprender y usar; la mayor parte del aprendizaje tuvo lugar a través del uso activo y la memorización de dónde encontrar funciones específicas adaptadas a las necesidades departamentales individuales.

Operaciones digitalizadas y automatizadas

KMPUS ayudó significativamente a NL College a optimizar sus operaciones. Todos los documentos se generaban con un solo clic y ya no requerían impresión, gracias a las firmas y sellos digitales. Las listas de asistencia diarias se generaban automáticamente antes de cada clase, y la asistencia podía registrarse manualmente o vincularse a una máquina biométrica, permitiendo a los estudiantes registrar su asistencia con sus huellas dactilares, lo que transfería los datos a la plataforma de manera fluida.

Procesos de Estudiantes Simplificados, Pagos e Información para todos los departamentos

Seguimiento Eficiente de Estudiantes

Con KMPUS, NL College podía rastrear el número de estudiantes que comenzaban cada semana, permitiendo a la institución pronosticar la disponibilidad para los próximos meses, asignar aulas eficientemente y contratar profesores. Este proceso anteriormente requería más tiempo pero ahora se completaba en un par de días, facilitando la toma de decisiones rápida y la acción departamental.

El viaje transformador de NL College, que comenzó con su expansión a Barcelona en 2022, trajo cambios y mejoras notables a las operaciones de la institución. La institución abordó una amplia gama de desafíos operativos, administrativos y de comunicación que habían persistido desde su inicio en Madrid en 2017. Estos desafíos incluían gestionar horarios complejos, rastrear asistencia, mitigar la dependencia excesiva de hojas de cálculo difíciles de manejar y superar obstáculos de comunicación con estudiantes y personal. Académicamente, había complejidades en el monitoreo del progreso estudiantil y la gestión de evaluaciones, mientras que administrativamente, la falta de gestión de datos centralizada llevó a un trabajo manual extenso, particularmente en la inscripción de estudiantes y la gestión financiera. Notablemente, estos desafíos a veces resultaban en errores humanos que podrían haber tenido un impacto significativo en los estudiantes y las oportunidades.

La adopción de KMPUS por parte de la escuela resultó en una transformación profunda, abordando desafíos de larga data y remodelando las operaciones de la institución. Su experiencia demuestra cómo adoptar soluciones modernas puede impulsar a las instituciones educativas hacia un mayor éxito, permitiéndoles enfocarse en su misión principal de proporcionar educación de calidad.

En el viaje de crecimiento y adaptación, Erin School enfrentó una serie de desafíos operativos que amenazaban su eficiencia y escalabilidad. Estos desafíos abarcaban complejidades de gestión de datos, limitaciones de escalabilidad, tareas administrativas que consumían mucho tiempo, brechas en el monitoreo del compromiso estudiantil y comunicación fragmentada. Sin embargo, el enfoque proactivo de Erin School para abordar estos problemas a través de la implementación de KMPUS estimuló resultados significativos y transformadores.

Después de la implementación, Erin School disfrutó de una gestión de asistencia mejorada, tareas administrativas optimizadas y un sistema eficiente para abordar interrupciones de clase. KMPUS optimizó la asignación de recursos, permitiendo un uso eficiente de las aulas, y mejoró la comunicación a través de actualizaciones en tiempo real y difusión de información de emergencia.

El caso de Erin School demuestra cómo la adopción estratégica de KMPUS no solo abordó sus desafíos operativos iniciales sino que también pavimentó el camino hacia una mayor eficiencia, escalabilidad y comunicación dentro de la institución. El viaje desde los desafíos hasta las soluciones, y finalmente, hasta los resultados, subraya el poder transformador de las soluciones innovadoras en el panorama educativo.