Histórias de
clientes

O NED enfrentou um grande aumento na matrícula de alunos desde o início, o que exigiu mais eficiência operacional e manutenção da qualidade do serviço. Alguns dos desafios principais foram:

Desafios operacionais

• Controle de frequência: Os processos manuais de controle de frequência eram demorados, sujeitos a erros e geravam muito desperdício de papel.

• Comunicação com alunos e equipe: Ferramentas de comunicação limitadas dificultavam o envio de informações de forma clara e organizada para alunos e colaboradores.

• Fragmentação de dados: O uso intensivo de planilhas gerava dados espalhados e sem um sistema centralizado. Antes do KMPUS, o histórico de desempenho dos alunos ficava dividido em vários arquivos e registros manuais, dificultando uma visão completa do progresso.

• Compilação manual de informações: Os educadores precisavam reunir dados manualmente de diferentes fontes para avaliar o desempenho dos alunos, o que aumentava a chance de erros e atrasava intervenções importantes.

• Pouca visibilidade dos dados: Sem um sistema central, era difícil identificar padrões, pontos fortes e dificuldades dos alunos, o que limitava a personalização do ensino.

• Apoio personalizado limitado: A falta de um acompanhamento estruturado do progresso fazia com que alunos que precisavam de mais apoio nem sempre fossem identificados a tempo.

Desafios no acompanhamento de avaliações

• Feedback demorado: A correção e o registro manual de avaliações atrasavam o retorno para os alunos, impactando o processo de aprendizagem.

• Registros incompletos: A gestão manual aumentava o risco de dados perdidos ou incompletos, prejudicando a visão global do desempenho.

• Ineficiência: O tempo gasto com tarefas administrativas reduzia o tempo disponível para ensino, planejamento e acompanhamento individualizado.

"A ausência de um sistema centralizado e automatizado realmente afetava nossa capacidade de oferecer apoio rápido e personalizado aos alunos. Com o KMPUS, conseguimos ter dados mais precisos, identificar quem precisa de ajuda e ajustar o ensino com muito mais agilidade".

David Russel

Diretor

• Falta de centralização: Sem um repositório único de dados, o trabalho administrativo aumentava, assim como o risco de divergências entre informações.

• Processos de matrícula ineficientes: A inscrição de alunos envolvia muitos e-mails, documentos e etapas manuais, o que gerava atrasos e erros.

• Problemas de comunicação: Mensagens importantes sobre matrícula e demais processos às vezes acabavam em pastas de spam, gerando confusão.

• E-mails não lidos: Mesmo quando os e-mails chegavam, muitos alunos não verificavam com frequência a pasta de spam, o que levava à perda de informações importantes.

Atacando os principais problemas

O NED adotou a Plataforma de Gestão Escolar KMPUS para resolver esses desafios. A plataforma trouxe recursos para melhorar a comunicação interna, centralizar dados de alunos antigos e atuais, manter um histórico único por estudante e conectar de forma consistente a escola, os requisitos de acreditação e o controle de qualidade.

• Comunicação: O KMPUS melhorou a comunicação entre departamentos e centralizou o histórico dos alunos.

• Centralização de dados: Todos os dados dos alunos passaram a ficar em um único banco, com acesso controlado.

• Eficiência na matrícula: O KMPUS tornou o processo de matrícula mais organizado, com melhor acompanhamento e menos falhas de comunicação.

Treinamento e integração

O KMPUS ofereceu materiais de treinamento completos, como tutoriais em vídeo e manuais para a equipe.

A integração foi feita de forma gradual, alinhando o sistema com os processos existentes e garantindo uma transição suave.

Melhorias operacionais

• Horários mais eficientes: A criação e gestão de horários foi automatizada, reduzindo conflitos e inconsistências.

• Comunicação aprimorada: Ferramentas de comunicação integradas melhoraram o contato com alunos e equipe, com informações concentradas no app do NED, integrado ao KMPUS.

• Gestão automatizada de frequência: O controle de presença passou a ser automatizado, reduzindo erros e economizando tempo, com apoio de um sistema biométrico.

Melhorias acadêmicas

• Melhor acompanhamento do progresso dos alunos: O KMPUS permitiu criar perfis acadêmicos completos por aluno, reunindo notas, atividades e avaliações em um único lugar.

  Professores passaram a acompanhar o progresso em tempo real e alunos puderam consultar seus resultados pelo app.

• Avaliações mais organizadas: A gestão de avaliações ficou mais simples e confiável, reduzindo problemas de registros incompletos.

  Professores ganharam flexibilidade para ajustar avaliações e acompanhar o histórico de cada aluno.

"O KMPUS trouxe mudanças muito positivas. Deixamos de depender tanto de processos manuais e passamos a ter um acompanhamento mais claro e centralizado do desempenho dos estudantes".

David Russel

Diretor

Otimização de processos

• Mais automação: O KMPUS usa modelos de e-mail e recursos automáticos para apoiar o funil de matrículas e comunicação com alunos.

• Gestão de documentos e fluxo de matrícula: Documentos e contratos passaram a ser compartilhados pela plataforma, reduzindo o uso de papel e facilitando o acompanhamento de cada etapa da matrícula.

Melhor colaboração entre departamentos

• Compartilhamento centralizado de dados: Dados de alunos ficaram acessíveis, com segurança, para diferentes áreas, reduzindo retrabalho.

• Fluxo de trabalho mais eficiente: Tarefas rotineiras foram automatizadas, e os departamentos passaram a trabalhar sobre as mesmas informações.

• Permissões configuráveis: Perfis e permissões garantem que apenas pessoas autorizadas acessem dados sensíveis.

• Melhores insights: Relatórios e dados consolidados ajudam a diretoria a tomar decisões mais informadas.

A adoção do KMPUS foi fundamental para o NED, ajudando a resolver desafios operacionais, acadêmicos e administrativos provocados pelo crescimento rápido. Com o sistema, a instituição passou a identificar e resolver problemas com mais precisão e agilidade, superando suas metas em eficiência, qualidade acadêmica e organização administrativa.

Tudo em um só lugar

A escola contava com vários departamentos (RH, Finanças, Administração, Acadêmico, Vendas, Marketing), mas não tinha um sistema único acessível a todos. Cada área usava suas próprias planilhas, exigindo reuniões constantes para alinhar informações.

Limitações do sistema anterior

Antes do KMPUS, o sistema usado oferecia apenas funções básicas, como cadastro de alunos, turmas, avaliações e presença. Não havia integração com pagamentos, que continuavam sendo feitos em planilhas.

Dependência de planilhas

Relatórios, listas de alunos, mudanças de turma, status de matrícula e outras informações eram montados manualmente, o que tornava o processo lento e sujeito a erros.

Excesso de papel

Listas de presença, cartas e faturas eram geradas em modelos e impressas, gerando alto custo e espaço para falhas humanas.

Treinamento complexo

Novos colaboradores demoravam meses para entender todos os processos, já que cada departamento tinha sua forma própria de registrar informações.

Acesso e segurança de dados

Nem todos tinham acesso às informações de que precisavam, e não havia um padrão único para o registro de dados, o que dificultava a leitura e a segurança.

Informações sensíveis, como contratos e dados de pagamento, eram trocadas por e-mail e planilhas, aumentando o risco de vazamentos e erros.

No passado, muitos departamentos tinham dificuldade para achar as informações que precisavam. Cada pessoa registrava os dados de um jeito, o que gerava confusão sempre que alguém entrava de férias ou outro membro da equipe assumia o processo.

O uso de dados sensíveis em planilhas e e-mails também era um problema. Isso aumentava o risco de compartilhar informações confidenciais com as pessoas erradas.

Víctor González

Diretor de Operações

Falta de histórico

A escola não tinha um registro claro das ações feitas no sistema, como alterações, emissões de documentos e quem fez cada mudança, o que tornava mais difícil investigar problemas ou dúvidas.

Todos esses problemas começaram a ser resolvidos quando o NL College passou a usar o KMPUS e estruturou seus processos internos com base no sistema.

Um exemplo disso é o fluxo de matrícula: depois que o aluno faz a inscrição, o time de Vendas inicia uma sequência de ações dentro do KMPUS, como gerar faturas, registrar pagamentos e atualizar o status do estudante. Outros departamentos acessam as mesmas informações, sem precisar trocar tantas mensagens.

Treinamento e integração

A equipe do NL College descreveu o sistema como fácil e intuitivo, inclusive para estagiários.

O KMPUS é muito fácil de usar. Mesmo quem nunca trabalhou com esse tipo de software consegue se adaptar rapidamente.

Hoje concentramos praticamente tudo no KMPUS: dados, relatórios, listas de presença, documentos e faturas. Isso reduziu bastante o uso de planilhas.

Víctor González

Diretor de Operações

O KMPUS ofereceu treinamentos, manuais e materiais visuais, de forma que cada departamento aprendesse apenas as partes do sistema que realmente precisava.

Operações digitalizadas e automatizadas

Documentos passaram a ser gerados com poucos cliques, muitos deles assinados digitalmente. Listas de presença são criadas automaticamente e a frequência pode ser integrada a equipamentos biométricos.

Processos de alunos e finanças mais simples

Melhor acompanhamento de alunos

O NL College passou a acompanhar quantos alunos iniciam por semana, prevendo vagas, salas e necessidade de professores com mais antecedência.

A adoção do KMPUS transformou a forma de trabalhar do NL College, substituindo processos manuais, descentralizados e baseados em planilhas por um fluxo muito mais integrado.

Isso permitiu focar mais na qualidade acadêmica e no relacionamento com alunos, em vez de perder tempo com controles administrativos.

Ao adotar o KMPUS, a Erin School conseguiu modernizar sua gestão, reduzir o uso de planilhas e integrar dados em um sistema único.

Isso melhorou a eficiência administrativa, fortaleceu o acompanhamento pedagógico e aprimorou a comunicação com alunos e equipe.